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La délégation en management, le processus pour apprendre

24 09 2019

Bonjour à tous, aujourd’hui aujourd’hui on va parler d’un point qui pose problème à beaucoup d’entre nous : la délégation en management.

Pourquoi déléguer ?
Pourquoi a-t-on toujours du mal à le faire et surtout pourquoi a-t-on l’impression de perdre du temps alors qu’on aurait dû en gagner ?

déléguer des tâches aux membres de son équipe ?

Quelque soit notre rôle, à un moment ou un autre de notre carrière on est amené à déléguer. Dans les faits cela se traduit le plus souvent à choisir des tâches que l’on a à faire et surtout à choisir la personne qui va les effectuer.
On peut se mettre à déléguer pour plusieurs raisons mais celle qui revient le plus souvent c’est évidemment le gain de temps.
Nos journées sont déjà bien remplies, pourtant le flux d’informations et de tâche augmentent au point où l’on a du mal à prioriser et pouvoir se concentre [lien multitâches]
On se met alors à chercher ce que l’on pourrait bien donner à quelqu’un d’autre pour nous soulager un peu. On choisit en général une tâche pour laquelle on a pas une valeur ajoutée énorme, voir quelque chose que l’on aime pas trop faire et ensuite on décide à qui le donner. Que ce soit à un prestataire extérieur ou bien quelqu’un de votre équipe si vous êtes manager.
Une fois choisi, on explique la tâche à accomplir et on se donne une date de restitution pour vérifier le résultat.
Et la patatra, rien ne va.

Le résultat n’est pas à la hauteur de vos attentes, alors que vous attendiez de l’autonomie la personne vous dit qu’elle était bloquée et ne pouvait pas avancer et on est revenu 10 fois vous voir à ce sujet. Pire, alors que vous le responsabilisiez et lui montriez une preuve de confiance, votre collaborateur ou collaboratrice n’est pas content et vois ça comme du travail supplémentaire. Bref, ce qui aurait dû vous faire gagner du temps vous en a fait perdre. Rien ne va et personne n’est content !
Alors que s’est-il passé ?
Tout simplement qu’en fait vous n’avez pas délégué.

“”Déléguer” & “Donner des tâches”,
2 concepts de management très différents

Donner une tâche à faire et déléguer sont 2 choses, certes complémentaires, mais qui n’ont rien à voir.

Dans le premier cas il s’agit simplement que quelque chose soit fait (et bien fait) en temps et en heure. Dans le cas de la délégation en management, vous ne donnez pas juste des choses à faire, vous transmettez du pouvoir.
Éclaircissons un peu. Déléguer c’est donner en totalité à quelqu’un quelque chose qui vous incombait de faire. Attention, ça ne veut pas dire que vous n’en êtes plus responsable, vous avez un devoir de suivi et le résultat devra toujours vous être soumis. Mais cela signifie que si la tâche fait déjà partie des responsabilités de votre collaborateur, ce n’est pas de la délégation. Si cette tâche est essentielle dans la définition de votre poste, vous ne pouvez pas la déléguer (un commercial ne peut par exemple pas demander à quelqu’un d’autre de vendre à sa place etc.). Et enfin si cette tâche concerne une demande ponctuelle, ce n’est pas non plus une délégation.
En déléguant, vous faîtes progresser quelqu’un et lui permettez de gagner en autonomie puisqu’il doit pouvoir prioriser, choisir ses ressources et sa méthode. Mais toujours sans oublier que vous restez aux responsabilités.

Quand vous ne donnez que des tâches à accomplir, toute cette dimension de progrès et d’autonomie progressive disparaît. Il n’y a aucun mal à donner des choses à faire en tant que manager, c’est même la base du poste. Simplement en le faisant tout en croyant déléguer, on se met en difficulté. Le collaborateur n’y voit que du travail en plus alors que le manager y voit une preuve de confiance. Les deux sont insatisfaits et on se retrouve avec une terrible incompréhension.

On comprend que l’on ne peut pas tout déléguer et que cela demande une vraie préparation qui vous demandera d’y consacrer un peu de temps avant de vous en faire gagner.

5 points clés pour réussir la délégation en management

Il y a un certains nombres d’étapes très précises et de point d’attention à respecter pour pouvoir apprendre à bien déléguer. Mais pour vous aider à démarrer voici 5 points clefs qui vous alimenteront votre réflexion.

1. Premièrement et c’est souvent le plus gros frein, vous devez accepter que les choses ne seront pas totalement faîtes comme vous vous l’auriez fait.
Soyons clairs, déléguer ce n’est pas plus du tout s’en occuper et attendre. Vous devez faire un suivi et devez obtenir un résultat. Mais vous devez accepter que la manière d’y arriver ou les compétences mises en oeuvre ne seront peut-être pas les votre. Et c’est sans doute mieux ainsi, parce que si c’est pour faire bêtement comme vous cela perd beaucoup de son intérêt. En revanche, vous devez exprimer clairement le niveau attendu, comment s’effectuera l’évaluation. En gros, fixer un objectif.

2. Ensuite, qu’est-ce que cette délégation doit activer dans mon équipe ?
La délégation en management doit permettre d’améliorer des compétences et même la motivation. Que ce soient des connaissances, des attitudes, du développement ou autre à vous de savoir ce que cela va permettre. Ce sera même une bonne base pour choisir quoi déléguer et à qui.

3.  Le principal intérêt pour vous dans la délégation est le gain de temps. Certes, mais qu’allez-vous faire de ce temps gagné ? Je ne doute pas que vous ayez largement de quoi occuper vos journées ou que l’on ait suffisamment d’imagination pour vous remplir ces précieuses heures gagnées. Mais c’est à vous de d’ors et déjà savoir ce que ce temps économisé vous permettra d’accomplir. Sinon vous risquez de ne pas être plus avancé et de culpabiliser.
Petite précision tout de même, lorsque vous déléguez vous pouvez tout de même devenir une ressource si cela est nécessaire.

4. Point essentiel, particulièrement dans votre formulation : déléguer ce n’est pas demander un service.
Si vous devez prononcer des phrases telles que “tu peux faire ça pour moi” ou “ça m’aiderait beaucoup” vous passez à côté du sujet. En face, la personne le fera pour vous et ne prend pas en compte l’autonomie et la responsabilité qui sont associées à ce que vous lui demandez. De plus elle aura l’impression que vous avez une dette envers elle et qu’elle a fait plus que son travail.
Par contre, cela implique qu’il existe une possibilité pour que la personne refuse ce que vous voulez lui déléguer…

5. Enfin, posez-vous la question “Quels risques suis-je prêt à assumer ?
On l’a dit, les choses ne seront peut-être pas faites comme vous les auriez effectuées et surtout, même si vous faites bien attention à avoir suivi régulier, rien ne garantit que le résultat sera bon. Il existe donc une possibilité que les choses ne se déroulent pas convenablement ou que l’issue soit au-dessous des attentes. Vous devez donc clairement évaluer ces menaces et savoir jusqu’à quel point elles sont acceptables pour vous et votre organisation.

La délégation,
un basique du management difficile à maîtriser.

La délégation en management est en général plus complexe que l’on imagine et la majorité des managers mettent pas mal de temps avant de le faire efficacement.

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