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Onboarding : Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs

Culture d'entreprise, Transformation digitale, Vidéos

A cause des difficultés de recrutement et de turnover, réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs est aujourd’hui un véritable enjeu pour le management et les ressources humaines. Et parce que l’on a qu’une seule occasion de faire une première bonne impression, nous allons voir comment éviter que ces nouveaux arrivants ne s’enfuient au bout de la première journée.

Le premier jour d’un nouveau collaborateur

Une fois n’est pas coutume, je vais commencer par une anecdote personnelle à propos de mon accueil en tant que nouveau collaborateur dans le cadre de mon premier emploi.

On m’avait donné rendez-vous à 8h30, mais puisque c’était mon premier jour et que vous vous en doutez, j’étais stressé je suis arrivé à 8h pour assurer le coup. Ce qui manifestement était une excellente idée puisque la personne qui devait m’accueillir est elle arrivé à 9h. Mais bon en l’attendant, la gentille dame de l’accueil qui n’avait pas été informé de mon arrivée m’a gentiment proposé de patienter en m’offrant un café, puis deux, puis trois. De l’accueil j’ai pu voir arriver tous mes futurs collègues qui m’ont tous salué en me dévisageant pour tenter de deviner qui je pouvais bien être et pourquoi j’étais là.
Sonne la libération, mon responsable arrive et m’accueille. Après m’avoir offert un café, il m’explique un peu l’histoire de l’entreprise, me fait faire le tour et me présente un à un mes 50 nouveaux collègues. J’avoue, je n’ai pas bien retenu tous les prénoms ou ce qu’ils faisaient. On passe devant le bureau de la Direction mais pas de chance, ils ont en réunion.
Il est 10h30, direction l’administratif où l’assistante me fait signer mon contrat, me demande mes papiers et m’informe que le service informatique va me créer un accès intranet et me préparer un ordinateur mais que j’aurais tout ça demain. Par contre je repars avec ma clé pour la machine à café !
Il est 11h00, on m’installe à mon bureau. Sans ordinateur et sans trop savoir ce que l’on attend de moi, je demande à mon responsable ce que je fais. Il me dit de commencer à me renseigner sur les produits et service que l’on vend et me tend une de nos plaquettes. Il passera me revoir tout à l’heure me dit-il.
Il est 12h00, je connais la plaquette par coeur…

Intégration réussie = collaborateur qui reste

Peut-être que je n’ai pas eu beaucoup de chance ce jour-là, pourtant cette histoire est symptomatique de la manière dont sont accueillis beaucoup de nouveaux salariés dans les entreprises. Et c’est bien dommage quand on sait que cette intégration que l’on appelle aussi “Onboarding” est une étape essentielle pour rendre le collaborateur engagé et performant mais aussi le fidéliser et réduire le turnover.

Ainsi LInkedIn estime que 22 % des départs ont lieu pendant les 45 premiers jours alors que 58% de ceux qui ont vécu une bonne intégration resteront au moins 3 ans. Sachant qu’un nouveau recrutement coûte à l’entreprise au minimum 3 fois le salaire de l’ancien collaborateur, vous avez donc tout intérêt à ne rien sous-estimer. Et c’est pourquoi voici les secrets pour réussir correctement l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Et cela commence avant même l’arrivée de celui-ci, dans la période qui va suivre l’acceptation de la promesse d’embauche par cette nouvelle recrue. Là il s’agit surtout de bien préparer l’arrivée. Un peu comme quand vous recevez des invités, vous n’allez pas faire les courses et commencer à cuisiner quand ils sont sur le pas de la porte. Il faut que les gens sentent que vous êtes prêts à les accueillir et qu’ils étaient attendus.
Pour cela, démarrez en prévenant tout le monde de cette nouvelle arrivée : qui avez-vous recruté, dans quel but, quel est son profil, à partir de quand, etc. Et quand je dis tout le monde, c’est tout le monde. Les autres responsables, équipes et même les prestataires doivent être mis au courant.

Pour gagner du temps, récupérer les différents éléments administratifs auprès du nouvel arrivant et créé les accès, coordonnées ou adresse mail dont il aura besoin.

Parallèlement, pensez à tout l’aspect matériel. Pour se sentir comme faisant partie de l’entreprise dès le premier jour, il est nécessaire que tout soit déjà prêt : badge, clé café, ordinateur, téléphone, casque, chaussures de sécurité… Bref tout ce dont on a besoin. Certaines entreprises permettent même de choisir votre matériel, si vous êtes plus Mac que PC par exemple ou offre un kit de bienvenue composé de quelques goodies.
Ultime astuce, vous pouvez lui préparer une petite carte de bienvenue disposé sur son poste de travail.

Enfin, pour rassurer le collaborateur avant son arrivée, envoyez lui un message ou une vidéo contenant tout le déroulé de sa première journée et d’éventuelles informations complémentaires sur où se présenter, où se garer ou le dress code…

Point important, vous allez devoir lui trouver un “Buddy”, un collègue, non pas un manager ou responsable, qui sera un peu le parrain et sera disponible pour aider le nouveau ou la nouvelle dans son intégration et sa compréhension en répondant aux questions et en transmettant la culture de l’entreprise. Évidemment, vous variez et chaque nouvel arrivant a son propre “Buddy”.

 Faire partie de l’équipe dès le début

Vient le jour J, celui de l’arrivée.

Votre programme est déjà prêt, tout le monde est au courant et il n’y a donc pas de surprise ou de sensation d’improvisation.
On évacue ce qui reste d’administratif et on consacre un temps précieux à une présentation de l’entreprise de ce qu’elle propose, de ses valeurs, des personnes qui la compose et de la vision de l’avenir.
Prenez soin aussi d’avoir des temps de rencontre au café, déjeuner ou autre pour un premier contact avec le buddy, les futurs collègues, les autres responsables, etc. Dans l’idéal et si votre structure le permet, prévoyez aussi une rencontre avec la Direction. C’est quand même mieux quand on sent que le Directeur sait qui on est et ce que l’on fait là.
Terminez en donnant un guide contenant toutes les ressources utiles (congés, mutuelle, cantine, etc.). Cela rassurera le collaborateur et lui permettra de s’y référer plus tard parce qu’il n’y a aucune chance qu’ils retiennent tout dès le premier jour.
Ceci fait, vous pouvez lui donner les premières tâches et objectifs à atteindre. Quand on démarre un nouveau travail, on a tous envie d’attaquer tout de suite et de faire nos preuves alors donnez en l’occasion.
Et voilà !

Bah non pas “Et voilà” !
Malheureusement beaucoup limite la période d’intégration à la première journée, alors qu’elle s’étend au minimum sur les 45 premiers jours voir sur la première année.

Réussir une intégration de nouveau collaborateur dure au moins 3 mois !

Alors que reste-t-il à faire ?
On continue de favoriser les rencontres avec les autres et l’organisation au sein de l’entreprise, ce qui ne manquera de prendre encore quelques semaines pour être bien assimilé. Prévoyez aussi un temps de formation mais aussi un temps pour vérifier que tout est bien compris que ce soit comment l’entreprise fonctionne ou les objectifs fixés. Un questionnaire d’auto positionnement ou des quiz sont particulièrement indiqués pour ça.
Le Buddy aussi ne doit pas lâcher. En plus de rester disponible, il doit être pro actif. Par exemple en déjeunant ou prenant un café pour poser quelques questions, notamment sur le ressenti.
Cette partie feedback est très importante. Non seulement elle vous permettra de savoir comment se sent votre nouvelle recrue et si son intégration se déroule convenablement. Mais en plus, ce retour d’information vous permettra de vous améliorer dans le futur. Et pas que sur l’onboarding. Un outil est d’ailleurs particulièrement indiqué pour cela : le rapport d’étonnement.

Le rapport d’étonnement est un document que remplit le nouvel embauché à propos de ce qu’il a découvert et compris de l’entreprise, que ce soit en bien ou en mal…
Cela à plusieurs avantages : pour le collaborateur le rapport d’étonnement facilite son intégration en le poussant à s’interroger et développant sa curiosité. De plus, cela le valorise dès son arrivée. Parce qu’on lui demande son avis, le nouveau collaborateur se sent écouté, considérée et même reconnu au sein de l’équipe. Ce qui contribue largement à sa motivation et son engagement.
Côté employeur, ce document liste les points forts et les points faibles avec une vue nouvelle, le plus souvent objective. Ce qui offre des axes d’amélioration ou au moins des questionnement autour de certains fonctionnement ou organisation et peut faire naître de nouvelles idées et améliorer les performances.

Evidemment même si tout n’est pas pertinent, cela suppose que l’entreprise soit prête à écouter les critiques et les prendre en compte. Sinon cela devient même contre productif. Si cela vous intéresse, vous obtiendrez un modèle de rapport d’étonnement prêt à utiliser sur simple mail à hello[a]kudify.com

Vous l’aurez compris, l’intégration est un processus qui va bien au-delà d’accueillir quelqu’un le premier jour. D’ailleurs cela ne concerne pas que les nouveaux salariés, rappelez-vous toujours qu’un bon onboarding est important aussi pour les stagiaires, alternants ou freelances. C’est même la première étape d’une bonne expérience collaborateur.

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